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All'Ufficio Stato Civile possono essere richiesti i seguenti documenti: certificato di nascita o estratto per riassunto dell’atto di nascita (per i cittadini nati a Chiaravalle o per i bambini nati dal 1997 in poi la cui nascita è stata denunciata allo Stato Civile di Chiaravalle, oppure per i cittadini nati altrove ma con madre residente a Chiaravalle al momento della nascita) certificato di matrimonio o estratto per riassunto dell’atto di matrimonio (se il matrimonio, civile o religioso, è stato celebrato a Chiaravalle, oppure in un altro Comune o all’estero ma uno degli sposi era residente a Chiaravalle alla data del matrimonio) certificati di morte o estratto per riassunto dell’atto di morte (per persone decedute a Chiaravalle o per persone decedute in un altro Comune o all’estero, ma residenti a Chiaravalle alla data della morte)

Tutti gli estratti di Stato Civile, se destinati all'estero, possono essere rilasciati anche su modello "plurilingue", a richiesta dell'interessato. Gli estratti di stato civile sono validi sei mesi dalla data di rilascio e sono rinnovabili con dichiarazione in calce da parte del cittadino; i certificati di stato civile non hanno scadenza. I certificati e gli estratti di stato civile sono rilasciati immediatamente.